4 EINES DE PRODUCTIVITAT PER A MÚSICS

Avui et porto un post una mica diferent. No va de gravació ni edició, però espero que el trobis igualment interessant.

Si ets dels que tenen de vegades la sensació (com l'he tingut jo) que no arribes a tot i que l'horitzó de tasques és inabastable ... això és per a tu.

Els músics d'avui dia participem en multitud de projectes, amb diferents persones, diferents entorns ... Les tasques pendents es multipliquen. Afegeix la brutal quantitat d'informació a la qual estem exposats i que cal gestionar i arxivar.

Gestionar-ho tot no és fàcil i per això cada vegada són més de moda els sistemes i eines organitzar i aprofitar el temps, l'anomenada productivitat.

Aquestes són les meves quatre àrees bàsiques de gestió.

1. Anota les teves tasques. Todoist

La meva vida laboral va canviar quan vaig començar a anotar les meves tasques. Fins llavors tot el guardava al cap i normalment em recordava (era més jove) ... però no sempre.

El meu punt de partida és el mètode GTD (Getting This Done, Aconseguir que es facin les coses) de l'americà David Allen. Encara estic molt lluny de aplicar-lo amb tota la fidelitat que exigeix. La idea principal és que el que el primer és apuntar tot: tasques, recordatoris, idees per a nous projectes etc. en una "safata d'entrada", que pot ser una llibreta, un full o una app, segons el teu gust. Després ho classifiques per projectes i després li assignes a cada tasca la seva prioritat.

Això és una explicació una mica simplista perquè en realitat GTD és un sistema força complex i estricte. Però si et quedes amb només aquests dos passos pot ser que ja signifiqui un gran avenç.

Personalment per a guardar, ordenar i prioritzar les meves tasques faig servir l'aplicació todoist. Em permet fer llistes ordenades per projectes, prioritats i etiquetes amb amb colors. És visualment molt clara i pots marcar tasques, programar-les, moure llistes ...

La versió gratuïta ja és prou potent.

TODOIST

2. Guarda els teus documents. Evernote

Constantment arriba documentació i la majoria digital. L'opció més comú és tenir diferents carpetes on vas deixant cada document. Però navegar entre carpetes és tediós i poc pràctic. Unes carpetes estan dins d'altres i altres i sovint necessites passar unes quantes pantalles fins arribar al fitxer. A més sempre dubtes d'on desar cada document. La factura del concert ¿on la deixes ?, ¿a la carpeta de factures o a la carpeta del concert ?, ¿o una còpia a cada carpeta? ¿i el contracte ?.

Jo faig servir Evernote per organitzar tota la meva documentació. Imagina que tens una pissarra en la qual penges el programa del concert, les persones de contacte, els horaris, el pressupost, la factura, el mapa, i a més tot en un cop de vista, sense obrir res més. Això és Evernote. Si hagués de salvar una sola de les eines que faig servir, seria aquesta.

La versió gratuïta és suficient, però si converteixes Evernote en al centre de la teva gestió, veuràs com acabes fent-te Premium (una mica menys de 4 € al mes).

3. Recorda teus compromisos. Google calendar

No deixis d'anotar els teus compromisos, manten la teva agenda al dia i t'evitaràs molt problemes.

Pots fer-ho amb agenda de paper o digital. Jo ara mateix combino les dues. Quan sóc al carrer faig servir l'agenda digital, però a l'oficina, al costat de l'ordinador, encara tinc la tradicional tipus llibreta que realment és la més àgil per anotar i consultar. Ja sé que pot semblar que duplico feina, però realment em funciona!

Com agenda digital et recomano Google Calendar (renovat fa poc) Si no t'importa estar a l'univers d'apps de Google (gratuïtes i boníssimes) aquest és un a "must have" (has de tenir).

Una de les característiques que més m'agrada de Calendar és la possibilitat de tenir diferents calendaris al mateix temps (com, per exemple, un personal i altres per a cada projecte musical). Els calendaris pots compartir-los amb els altres participants. Així tots poden veure els assajos programats i les pròximes actuacions. Especialment recomanable per a agrupacions amb molts membres com bandes, corals i orquestres.

Una altra característica que també també utilitzo molt és enviar una invitació / recordatori des del mateix calendari en programar un esdeveniment amb altres persones. Només cal afegir el correu del convidat a l'esdeveniment. Veuràs que a llarga et estalvia més d'un malentès

També pots programar avisos per a tu mateix. Des d'uns minuts a diversos dies amb antelació, és una garantia de que no se't oblidarà.

El meu consell és que facis servir l'agenda només per a esdeveniments que tenen una data definida, un concert, una reunió, una sessió de mescla. Hi ha qui el fa servir també com llistat de tasques, jo ho he provat però no em funciona. És inevitable que hi hagi tasques que no arribo a fer i llavors he de canviar-les de dia. És molest i frustrant

4 Controla com fas servir el teu temps. Toggl

Saber quant de temps hem emprat en cada treball és un dels aspectes que més descuidem a la nostra organització. La percepció que tenim del temps dediquem a un projecte concret, a l'estudi d'una peça, a escales etc. sovint és enganyosa.

Quan facis un seguiment de totes les hores que has dedicat a cada apartat estic segur que et quedaràs sorprès (com em vaig quedar jo).

Pots fer-ho simplement en un excel o pots utilitzar una app especialitzada.

Com app et proposo Toggl. Tan senzill com seleccionar la tasca i donar-li al comptador de temps quan comences (no oblidis parar-lo al final). Després et permet fer informes per projectes, dies categories ...

La versió gratuïta, que és la que faig servir jo, segur que és més que suficient.

Saber a què has dedicat el teu temps és dur però t'ajudarà.

TIPS

Algunes reflexions per acabar.

. Qualsevol cosa pot fer-se amb llapis i paper.
. Si et decantes per utilitzar software, que sigui multi plataforma, aplicació web, mòbil, tablet, online i en l'ordinador.
. T'he parlat d'eines, no mètodes. Per mètodes trobaràs molta informació a internet.
. Organitzar les teves tasques no vol dir fer-les, és només un primer pas, així que no et passis el temps classificant i després no facis res.
. Utilitza una eina en la seva versió gratuïta un temps abans de decidir si pagues o no per ella.

Espero haver-te ajudat i si tens dubtes, contacta amb mi.

Antonio-Velasco-InSitu

© Antonio Velasco Polonio 2018

Compositor, técnico de sonido profesional y productor en InSitu grabación y edición musical  www.insitumusic.com

Licencia Creative Commons
4 HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD PARA MÚSICOS por Antonio Velasco Polonio se distribuye bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional.