4 EINES DE PRODUCTIVITAT PER A MÚSICS (ACTUALITZAT 2020)

A les circumstàncies actuals (2020) he pensat que actualitzar aquest article meu de 2018 pot tenir interès. Ara que molts arribeu al treball en remot et vull explicar algunes de les eines que a mi m’ajuden.

Si ets dels que tenen de vegades la sensació (com l’he tingut jo) que no arribes a tot i que l’horitzó de tasques és inabastable … això és per a tu.

Els músics d’avui dia participem en multitud de projectes, amb diferents persones, diferents entorns … Les tasques pendents es multipliquen. Afegeix la brutal quantitat d’informació a la qual estem exposats i que cal gestionar i arxivar.

Manegar-ho tot no és fàcil i per això cada vegada són més de moda els sistemes i eines per organitzar i aprofitar el temps, l’anomenada productivitat.

Anotar les tasques. Todoist

La meva vida laboral va canviar quan vaig començar a anotar tot el que havia de fer. Fins llavors tot el guardava al cap i normalment em recordava (era més jove) … però no sempre.

El meu punt de partida és el mètode GTD (Getting This Done, Aconseguir que es facin les coses) de l’americà David Allen. Encara estic molt lluny d’aplicar-ho amb tota la fidelitat que exigeix. La idea principal és que el primer és apuntar tot: tasques, recordatoris, idees per a nous projectes, etc. a una safata d’entrada, que pot ser una llibreta, un full o una app, segons el teu gust. Després ho classifiques per projectes i després li assignes a cada tasca la seva prioritat.

Això és una explicació una mica simple, perquè en realitat GTD és un sistema força complex i estricte. Però si et quedes amb només aquests dos passos, pot ser que ja siguin un gran avenç.

Per guardar, ordenar i prioritzar digitalment les meves tasques faig servir l’aplicació Todoist. Em permet fer llistes ordenades per projectes, prioritats i etiquetes amb colors. És visualment molt clara i pots marcar tasques, programar-les, moure llistes … La versió gratuïta ja és prou potent.

I pel dia a dia, recentment he descobert el món de les llibretes esborrables a les quals escrius amb bolígraf (esborrable, es clar) i netejes simplement amb un drap una mica humit. Puc fer llistes pel dia o pel moment, anotacions, apunts, gràfics, mapes mentals… Si els necessito guardar, faig una foto amb CamScanner, ho envio a Evernote i després esborro la pàgina.

Organitzar els documents. Evernote

Constantment arriba documentació, i la majoria digital. L’opció més utilitzada és tenir diferents carpetes on vas deixant cada document. Però navegar entre carpetes és tediós i poc pràctic. Unes carpetes estan dins d’altres i altres i sovint necessites passar unes quantes pantalles fins a arribar al fitxer. A més sempre dubtes d’on desar cada document. La factura del concert, on la deixes?, a la carpeta de factures o a la carpeta del concert?, o una còpia a cada carpeta?, i el programa?

Jo faig servir Evernote per organitzar tota la meva documentació. Imagina que tens una pissarra a la qual penges el programa del concert, les persones de contacte, els horaris, el pressupost, la factura, el mapa, i a més tot en un cop de vista, sense obrir res més. Això és Evernote. Si hagués de salvar una sola de les eines que faig servir, seria aquesta.

La versió gratuïta és suficient, però si fas d’Evernote el centre de la teva gestió (com jo), veuràs com acabes fent-te Premium (uns 7 € al mes).

Recordar els compromisos. Google calendar

No deixis d’anotar els teus compromisos. Si tens la teva agenda al dia evitaràs molts problemes.

Pots fer-ho amb agenda de paper o digital. Jo ara mateix combino les dues. Quan sóc al carrer faig servir l’agenda digital, però a l’oficina, al costat de l’ordinador, sempre tinc la meva llibreta esborrable. Ja sé que pot semblar que duplico feina, però realment funciona!

Com agenda digital et recomano Google Calendar. És un a "must have" (has de tenir).

Una de les característiques que més m’agrada de Calendar és la possibilitat de tenir diferents calendaris al mateix temps, com, per exemple, un personal i altres per a cada projecte musical. Pots compartir els calendaris amb altres participants. Així, tots poden veure els assajos programats i les pròximes actuacions. Especialment recomanable per a agrupacions amb molts membres com bandes, corals i orquestres.

Una altra característica que també faig servir molt és enviar una invitació / recordatori des del mateix calendari en programar un esdeveniment amb altres persones. Només cal afegir el correu del convidat a l’esdeveniment. Veuràs que a llarga t’estalvia més d’un malentès

També pots programar avisos per a tu mateix. Des d’uns minuts a diversos dies amb antelació, és una garantia que no se t’oblidarà.

El meu consell és que facis servir l’agenda només per a esdeveniments que tenen una data definida. Hi ha qui el fa servir també com llistat de tasques. Jo ho he provat però no em funciona. Sovint hi ha tasques que no arribo a fer al temps programat i llavors les he de moure. Pot ser molest i frustrant

Controlar el temps. Toggl / Focus To-Do

Saber quant de temps hem emprat a cada treball és un dels aspectes que més descuidem a la nostra organització. La percepció que tenim del temps que dediquem a un projecte concret, a l’estudi d’una obra, a escales, etc. sovint és poc realista.

Quan facis un seguiment de totes les hores que has dedicat a cada apartat estic segur que et quedaràs sorprès (com em vaig quedar jo).

Pots fer-ho simplement en un Excel o pots fer servir una app especialitzada.

Com app d’ús general et proposo Toggl. Tan senzill com seleccionar la tasca i iniciar el comptador de temps. No oblidis aturar-lo al final! Després et permet fer informes per projectes, dies, categories, etc.

La versió gratuïta, que és la que faig servir jo, és més que suficient.

Actualització 2020: no fa molt que he tornat a treballar amb la tècnica Pomodoro que consisteix a alternar sessions de treball limitades pel temps amb sessions de descans entremig. Jo he descobert que la meva mida és de 45 minuts per sessió i un descans de 5-10 minuts.

Per això he canviat Toggl per Focus To-Do, que és més enfocat a Pomodoro. És super senzill i, a més, una extensió gratuïta de Google Chrome

Conèixer a què has dedicat el teu temps és dur però t’ajudarà.

TIPS

Algunes reflexions per acabar.

• Tot l’esmentat abans pot fer-se amb llapis i paper.
• Si prefereixes fer servir software, que sigui multi plataforma, aplicació web, mòbil, tablet, en línia i desktop (ordinador).
• Organitzar les teves tasques no és fer-les, és només un primer pas, així que no et passis el temps organitzant i després no facis res.
• Utilitza una eina a la seva versió gratuïta un temps abans de decidir si pagues o no per ella.

Espero haver-te ajudat i si tens dubtes, contacta amb mi.